企业合同管理系统
一、合同管理的必要性
随着企业业务的快速发展,合同数量及合同涉及的金额都迅速增加,同时外部的法规对内控提出了更具体的要求,在合同管理业务上出现以下问题:
1、审批效率低:由于合同审核、审批工作量快速增长,传统的手工作业模式审批效率低,已经不能适应业务的快速发展的需求。
2、缺乏履行监控:在企业的合同业务管理实践中,往往是重订立、轻履行,导致合同未全面履行或监控不当,可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。
3、查询统计费时费力:合同数量的增多,导致各种合同信息资源迅速膨胀,查询统计需要耗费大量的人力物力,很难方便的获取有用的各种统计分析结果。
4、风险管理体系缺失:重大合同管理过程中缺少风险预警机制,没有办法将内控要求落实在业务管理流程中。
二、产品理念及定位
通过合同管理信息系统的建设,实现集团公司及其成员企业从合同的录入登记、审批、履约管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的自动化作业模式,实现 了企业合同 “统一授权,归口把关,分工负责”的规范化管理目标,逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化、专业化、现代化的管理模式,最大限度地降低成本,提 高工作效率和工作质量,规避法律风险。同时通过合同管理系统建设,提供灵活、适用、安全的系统管理功能,实现对系统功能模块、数据信息和用户界面的个性化 配置管理,为不同岗位、不同单位或部门的用户提供不同系统功能的使用权限和数据对象的操作权限。
三、产品的功能特性
根据对合同管理系统系统分析合同管理由以下模块组成,相对方管理、合同文本管理、合同审批管理、合同履行审批、风险事件管理、合同查询、合同统计、系统提醒、系统管理。
四、合同管理的效益
提高审核效率
实现合同管理审核流程的网络化、信息化,有效降低管理成本,提高合同审核效率。
加强履行监控
引入里程碑管理理念,将合同的履行计划与实际履行的信息进行对比分析,监控合同的有效执行。多维度查询统计系统中预设了多种维度查询统计功能,能够提供及时、准确、全面的合同信息及执行情况,为各级管理者的决策服务。
强化风险管理
通过固化合同的审核要素、设置履行超期预警、建立履行后的评估等方法,落实内控管理要求,降低合同管理风险。